close

Путевой лист специального автомобиля

Специализированные транспортные организации, а также организации, использующие в своей деятельности специальные автомобили, как и прочие организации, эксплуатирующие автотранспортные средства, все хозяйственные операции должны оформлять оправдательными документами. В статье рассмотрим путевой лист специального автомобиля, обязательные реквизиты, которые он должен содержать, а также порядок его заполнения.

Прежде чем начать разговор о путевых листах, скажем, что автотранспортные средства подразделяются на пассажирские, грузовые и специальные. В состав пассажирских входят легковые автомобили и автобусы, к грузовым относятся грузовые автомобили, в том числе специализированные, к специальным автотранспортным средствам относятся автомобили со специальным оборудованием, предназначенным для выполнения различных, преимущественно нетранспортных работ.
Специальный автомобиль - автомобиль, предназначенный для выполнения специальных функций (в основном в стационарных условиях) и оборудованный специальным оборудованием для выполнения указанных функций.
Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрена обязанность российских фирм по подтверждению фактов хозяйственной жизни организации первичными учетными документами. Причем Законом N 402-ФЗ определено, что первичные учетные документы составляются при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, что следует из ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по своему усмотрению. Но, как показывает практика, организации и иные субъекты хозяйственной деятельности, на которых Законом N 402-ФЗ возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета, продолжают применять унифицированные формы "первички", тем самым избавляя себя от сложной работы по разработке собственных форм документов.
Итак, форма путевого листа специального автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).
Постановлением N 78 утверждены не только формы первичных документов по учету работ в автомобильном транспорте, но и Указания по их применению и заполнению.
Как мы сказали выше, специальный автомобиль - автомобиль, предназначенный для выполнения специальных функций и оборудованный специальным оборудованием для выполнения указанных функций. Согласно Методическим рекомендациям по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ), утвержденным в октябре 2004 г., к специальным относятся пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и так далее.
Таким образом, для подтверждения работы вышеперечисленных специальных автомобилей должен заполняться путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.), являющийся основным первичным документом учета работы специального автомобиля, а также основанием для начисления заработной платы водителю.
Форма путевого листа специального автомобиля, согласно Постановлению N 78, рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену).
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным на это лицом. Выдается путевой лист водителю под расписку при условии сдачи предыдущего полученного им путевого листа.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм, утвержденным Постановлением N 78, в обязательном порядке в путевом листе должны быть проставлены штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль, и дата выдачи.
Раздел "Результат работы автомобиля" заполняют лица, ответственные за эту работу, раздел "Особые отметки" должен содержать сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и тому подобное.
Путевой лист формы N 3 спец. содержит отрывные талоны, которые заполняются организацией, которой принадлежит специальный автомобиль. Талоны служат для предъявления счета заказчику.
В настоящее время на территории Российской Федерации действует Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав автомобильного транспорта), регулирующий, в частности, отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом.
Документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, согласно ст. 2 Устава автомобильного транспорта также является путевой лист. Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152) утверждены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в путевых листах, а также порядок заполнения путевых листов.
Положения Приказа N 152 обязательны к применению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими, в частности, специальные автомобили, что установлено п. 2 названного Приказа.
Путевой лист специального автомобиля в соответствии с п. 3 Приказа N 152 должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Остановимся более подробно на порядке заполнения каждого из названных реквизитов и путевого листа в целом.
Наименование путевого листа "Путевой лист специального автомобиля" уже содержится в унифицированной форме N 3 спец. А вот номер документа нужно указать. Номер указывается в заголовочной части путевого листа. Нумерация путевых листов производится в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем специальных транспортных средств системой нумерации. Как правило, с начала каждого календарного года нумерация документов начинается заново.
Сведения о сроке действия путевого листа должны отражать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Согласно Постановлению N 78, как мы уже отмечали, путевой лист специального автомобиля действителен только на один день (смену).
Между тем п. 10 Приказа N 152 разрешено оформление путевого листа на один день или срок, не превышающий одного месяца. В случае оформления путевого листа более чем на один день следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа. Поскольку унифицированная форма N 3 спец. содержит отрывные талоны, которые заказчики подписывают и удостоверяют печатью, то, по мнению автора, путевой лист специального автомобиля все же следует выписывать на один день или смену.
Допускается составление нескольких путевых листов на один автомобиль. В соответствии с п. 11 Приказа N 152 это возможно лишь в том случае, если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями. Соответственно, в этом случае путевые листы оформляются отдельно на каждого водителя.
Сведения о собственнике (владельце) специального автомобиля должны содержать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона, если собственником (владельцем) является юридическое лицо. Индивидуальный предприниматель, являющийся собственником (владельцем) специального автомобиля, указывает свою фамилию, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона. Сведения о собственнике (владельце) отражаются в строке "Организация" лицевой стороны формы N 3 спец.
Владелец транспортного средства - собственник транспортного средства, а также лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, доверенность на право управления транспортным средством, распоряжение соответствующего органа о передаче этому лицу транспортного средства и тому подобное). Такое определение приведено в упомянутых нами выше Методических рекомендациях по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ). Владельцем транспортного средства не является лицо, управляющее транспортным средством в силу исполнения своих служебных или трудовых обязанностей, в том числе на основании трудового или гражданско-правового договора с собственником или иным владельцем транспортного средства.
Сведения о транспортном средстве включают в себя достаточно много данных, которые отражаются в разных разделах путевого листа специального автомобиля.
Прежде всего следует указать тип специального автомобиля - один из основных классификационных признаков, определяющий его назначение и общее конструктивное исполнение, например "Автомобиль пожарный". Далее следует указать модель специального автомобиля, то есть конкретную конструкцию автомобиля, определяемую исполнением и компоновкой его основных узлов и агрегатов, например "АЦ 3-40 (4326) мод. ПМ-536". Эти данные вписываются в строку "Марка автомобиля" формы N 3 спец.
Государственный регистрационный знак записывается в специально отведенную для этого строку заголовочной части путевого листа "Государственный номерной знак".
В путевом листе специального автомобиля в обязательном порядке указываются показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и заезда на эту стоянку по окончании работы.
Отметим, что одометр представляет собой счетчик пройденного расстояния, который часто совмещают в одном корпусе со спидометром - прибором для измерения скорости движения транспортного средства.
Показания одометра при выезде из гаража и возвращении в гараж указываются в графе 4 "показание спидометра, км" в таблице "Работа водителя и автомобиля", расположенной на лицевой стороне формы N 3 спец. Время выезда из гаража и время возвращения в гараж указываются в этой же таблице в графах 2 и 5.
Даты, время, а также показания одометра проставляются уполномоченными лицами, которые назначаются решением руководителя или индивидуального предпринимателя. Эти данные заверяются подписями уполномоченных лиц с указанием инициалов и фамилий или печатями этих лиц.
Если обязанности водителя совмещает индивидуальный предприниматель, то даты, время и показания одометра при выезде с места постоянной стоянки специального автомобиля и заезде его на постоянную стоянку указываются самим индивидуальным предпринимателем.
Еще один обязательный реквизит, который должен содержаться в путевом листе специального автомобиля согласно Приказу N 152, - сведения о водителе. В предусмотренной для этого строке "Водитель" на лицевой стороне путевого листа следует указать фамилию, имя, отчество водителя.
В обязательном порядке отражаются данные о проведении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Напомним, что порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей приведен в Письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств". Данные о прохождении медицинских осмотров проставляются медицинским работником, проводившим осмотр, заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. Для этого в унифицированной форме N 3 спец. предусмотрена строка "Водитель по состоянию здоровья к управлению автомобилем допущен", которая и заверяется подписью медицинского работника и его штампом.
Мы перечислили обязательные реквизиты, которые должен содержать путевой лист. Но это отнюдь не означает, что иные реквизиты, содержащиеся в унифицированной форме N 3 спец., можно оставить незаполненными. Как вы помните, наличие незаполненных реквизитов в первичном учетном документе не допускается, и если сведения для заполнения каких-либо реквизитов отсутствуют, то в соответствующих строках и графах документа следует сделать прочерк.
Оборотная сторона формы N 3 спец. содержит таблицу "Отметка о выполнении задания", где в графе 37 должны быть указаны маршрут движения или объект работы специального автомобиля, а в графах 48 и 49 - расход горючего по норме и фактический.
В Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано: "Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля".
Как отмечено в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129 одной из целей составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в данном документе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, по мнению специалистов Минфина, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Документ, заполненный с нарушениями установленного порядка, может быть не принят при проверке налоговыми органами в качестве подтверждения произведенных организацией расходов, а также выполненных работ или оказанных услуг.
В качестве примера приведем Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12 февраля 2004 г. по делу N Ф08-309/2004. Как указано в Постановлении, при осуществлении перевозки твердых бытовых отходов, истец - специализированная транспортная организация - не обеспечил соблюдение правил оформления документации, служащих основанием для предъявления требования об оплате оказанных услуг. Истец в судебном заседании в подтверждение факта оказания услуг ответчику представил путевые листы. Однако в них в разделе "Задание водителю" не указано, что автомобиль направляется в распоряжение ответчика. Во всех путевых листах на отрывном талоне, заполняемом заказчиком, отсутствует отметка ответчика-заказчика о выполненной работе. Далее в Постановлении суда сказано, что использование автомобилей с оплатой по повременному тарифу оформляется записями в путевом листе с указанием пробега и времени нахождения автомобиля в распоряжении заказчика за вычетом времени обеденного перерыва водителя. Использование автомобилей с оплатой его работы исходя из покилометрового расчета оформляется записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе. Основанием для выписки счета за пользование автомобилями, оплачиваемыми по повременному тарифу, служат данные путевых листов, заверенные заказчиком. Путевой лист, выписанный по форме N 3 спец., имеет два отрывных талона и специальный раздел "Выполнение задания", заполняемый работником организации-грузополучателя. Талон служит основанием для определения стоимости транспортной услуги и предъявления заказчику счета на оплату. Справки, акты об оказании услуг либо путевые листы с отметками заказчика истцом не представлены, что исключает возможность при рассмотрении спора установления, как факта оказания услуг, так и их объема.
Вернемся к порядку заполнения путевого листа. В соответствии с п. 8 Приказа N 152 на путевом листе организация и индивидуальный предприниматель имеют право размещать дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с использованием специальных автомобилей. Внесение в форму путевого листа дополнительных реквизитов оформляется соответствующим организационно-распорядительным документом. В частности, форма путевого листа, дополненная необходимыми реквизитами, должна содержаться в приложении к приказу по учетной политике организации.
Согласно Приказу N 152 путевой лист оформляется на каждый специальный автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем.
Обратите внимание, что п. 2 ст. 6 Устава запрещает осуществление деятельности без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
В заголовке путевого листа следует проставить штамп (печать) юридического лица либо индивидуального предпринимателя, владеющего специальным автомобилем на праве собственности или ином законном основании.
Оформленные путевые листы согласно п. 17 Приказа N 152 подлежат регистрации в журнале регистрации путевых листов. Путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

 

Ещё на эту тему:

Закон о такси. Разрешение на такси в Свердловской области

Организация перевозок пассажиров и багажа на такси

Порядок заполнения и оформления путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист такси

Путевой лист специального автомобиля

Путевой лист автобуса

Путевой лист грузового автомобиля

ОСАГО и страховая, нарушения при заключении договора