Путевой лист такси

Организации, оказывающие услуги такси, как и иные организации, эксплуатирующие автотранспортные средства, обязаны оформлять путевые листы, подтверждающие работу автомобилей и являющиеся основанием для начисления заработной платы водителям. В статье кратко остановимся на общих вопросах заполнения первичных учетных документов, а также расскажем о путевом листе легкового такси.

С 1 января 2013 г. на территории Российской Федерации действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Новый Закон, как и его предшественник, не отменяет обязанности российских фирм по подтверждению фактов хозяйственной жизни организации первичными учетными документами. Причем Законом N 402-ФЗ предусмотрено, что, как и ранее, первичные учетные документы составляются при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета. Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по усмотрению и решение об этом должно быть закреплено в приказе по учетной политике организации.
Допустим, организацией принято решение об использовании для подтверждения фактов хозяйственной деятельности унифицированных форм первичных документов.
Путевой лист легкового такси (форма N 4) утвержден Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм, содержащимся в Постановлении N 78, путевой лист легкового такси является первичным учетным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается путевой лист в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Путевой лист должен содержать порядковый номер, дату выдачи, штамп организации, которой принадлежит такси. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист у диспетчера, по окончании смены сдает его в диспетчерскую.
Как видите, Указания по заполнению формы путевого листа легкового такси очень скупые, в то время как сама форма документа содержит достаточно много реквизитов, обязательных к заполнению.
Более подробные правила по заполнению путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152). Названный Приказ Минтранса выпущен во исполнение п. 1 ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного транспорта" (далее - Устав). Именно этим пунктом на Минтранс России была возложена обязанность по утверждению обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов.
Путевой лист согласно ст. 2 Устава является документом, который служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.
Следует обратить внимание на то, что положения Приказа N 152 обязательны к применению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть руководствоваться положениями Приказа N 152 обязаны не только транспортные организации, но и иные организации, осуществляющие деятельность в различных отраслях экономики и эксплуатирующие транспортные средства, а также индивидуальные предприниматели.
Перейдем к обязательным реквизитам, которые должен содержать путевой лист легкового автомобиля в соответствии с Приказом N 152.
Прежде всего в путевом листе следует указать его наименование - "Путевой лист легкового автомобиля", а также номер. Номер указывается в заголовочной части путевого листа. Нумерация первичных документов каждый год начинается заново и ведется в хронологическом порядке в соответствии с системой нумерации первичных документов, принятой владельцем легкового такси.
Сведения о сроке действия путевого листа должны содержать дату (число, месяц и год), в течение которой путевой лист может быть использован. Пунктом 10 Приказа N 152 установлено, что путевой лист может быть оформлен на один день или иной срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист будет выписан более чем на один день, то следует указать дату начала и дату окончания срока действия путевого листа.
Несмотря на то что теперь разрешено оформлять путевой лист на срок, не превышающий одного месяца, думается, что для подтверждения работы легкового такси следует все же выписывать путевой лист на один день или смену.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства должны содержать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона, если собственником (владельцем) является юридическое лицо. Эти данные вписываются по строке "Организация".
Если собственником (владельцем) легкового такси является индивидуальный предприниматель, то следует указать его фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают в себя достаточно много данных, которые расположены в разных разделах путевого листа.
Тип транспортного средства и модель автомобиля следует указать в строке "Марка автомобиля".
Государственный регистрационный знак вписывается в строку "Государственный номерной знак".
Показания одометра (полные километры пробега) при выезде легкового такси из гаража и его заезде в гараж вписываются в отведенные для этого строки и графы на лицевой стороне путевого листа. Необходимо заметить, что унифицированная форма путевого листа легкового такси содержит графу "показание спидометра". Спидометр, как вы знаете, это прибор, предназначенный для измерения скорости движения транспортного средства, и его часто совмещают в одном корпусе с одометром - счетчиком пройденного расстояния. Так что показания одометра следует вписывать именно в эту графу путевого листа.
Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда такси с места постоянной стоянки и его заезда на постоянную стоянку указываются в таблице, также расположенной на лицевой стороне путевого листа. В унифицированной форме путевого листа предусмотрены графы, в которых указываются время выезда такси на линию и время возвращения в гараж как по графику, так и фактическое.
Показания одометра, а также даты и время должны проставляться уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Приказом N 152 установлено, что эти данные должны быть заверены штампами или подписями уполномоченных лиц с указанием инициалов и фамилий.
Нередко индивидуальные предприниматели совмещают обязанности водителя. В этом случае даты, время и показания одометра при выезде легкового такси с постоянной стоянки и его возврате на стоянку проставляются самим индивидуальным предпринимателем.
Обязательным реквизитом путевого листа легкового такси являются и сведения о водителе. Здесь следует указать фамилию, имя, отчество водителя. Эти данные вписываются в строку "Водитель" унифицированной формы N 4. Помимо этого, в обязательном порядке в путевом листе должны быть указаны дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Эти данные проставляются медицинским работником, проводившим осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени, отчества. Специальной графы или строки для отражения даты и времени прохождения медицинского осмотра в форме N 4 не предусмотрено, но их можно отразить в любом удобном для этого месте путевого листа на лицевой или оборотной стороне формы.
Итак, мы перечислили реквизиты, которые в обязательном порядке должны быть отражены в путевом листе легкового такси. Но, кроме рассмотренных реквизитов, в путевом листе в соответствии с п. 8 Приказа N 152 допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с оказанием услуг такси.
Если организация или индивидуальный предприниматель примет решение о внесении в форму путевого листа легкового такси дополнительных реквизитов, то следует помнить о том, что это решение следует оформить организационно-распорядительным документом, а также утвердить применение измененной формы приказом по учетной политике. Не забывайте, что удалять реквизиты, содержащиеся в унифицированной форме путевого листа, нельзя.
Формат бланка путевого листа легкового такси, как и форматы других документов, утвержденных Постановлением N 78, является рекомендуемым. Допускаются расширение или сужение существующих граф и строк документа, добавление недостающих строк и вкладных листов.
Путевой лист легкового такси в соответствии с Приказом N 152 должен оформляться на каждый автомобиль, используемый организацией и индивидуальным предпринимателем для оказания услуг такси.
В левой стороне заголовочной части формы N 4 предусмотрено место для штампа организации, где следует проставить печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего легковым автомобилем на праве собственности или ином законном основании.
Пунктом 17 Приказа N 152 установлено, что оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов. Унифицированной формы журнала именно с таким наименованием Постановлением N 78 не утверждено, но есть журнал учета движения путевых листов (форма N 8). Эта форма предназначена для контроля движения путевых листов, выданных водителю, и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию. Организации и индивидуальные предприниматели могут использовать этот журнал, закрепив его применение приказом, либо разработать форму журнала самостоятельно. Документ, форма которого не содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых содержит ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет.

Обратите внимание! Запрещено осуществление перевозок пассажиров и багажа легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство, что установлено п. 2 ст. 6 Устава.

Форма путевого листа легкового такси содержит раздел "Движение топлива (горючего) л", где отражаются:
- замер топлива при выезде;
- количество выданного топлива;
- замер остатка при возвращении;
- расход топлива по норме;
- фактический расход;
- экономия;
- перерасход.
В Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" отмечено, что заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Также на лицевой стороне формы N 4 отражаются часы работы водителя, опоздание такси с выездом на линию и преждевременное возвращение в гараж, расчеты с водителем по выручке.
Оборотная сторона путевого листа легкового такси содержит раздел для отражения выполнения заказов на такси, где указываются наименование пункта отправления, время подачи такси (часы, минуты), а также адрес подачи такси.
Далее следует раздел, где указываются, в частности:
- время снятия показаний спидометра, таксометра (часы, минуты);
- маршрут движения (откуда, куда);
- показания спидометра;
- показания таксометра (общий пробег, платный пробег, контрольный пробег, касса, посадки).
По поводу заполнения маршрута следования в Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано, что описание маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, осуществляется по всем пунктам следования автомобиля. В Письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129 также отмечено, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
В настоящее время разработаны специальные программные продукты, предназначенные для автоматизации заполнения путевых листов, а также программы учета работы легкового автотранспорта, которые организации и индивидуальные предприниматели могут использовать при осуществлении деятельности по оказанию услуг такси.

Ещё на эту тему:

Закон о такси. Разрешение на такси в Свердловской области

Организация перевозок пассажиров и багажа на такси

Порядок заполнения и оформления путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист такси

Путевой лист специального автомобиля

Путевой лист автобуса

Путевой лист грузового автомобиля

ОСАГО и страховая, нарушения при заключении договора