close

Путевой лист грузового автомобиля

При осуществлении деятельности по перевозке грузов специализированные транспортные организации, использующие грузовые автомобили, а также иные организации, эксплуатирующие транспортные средства, работу транспортных средств должны оформлять оправдательными документами. В статье мы расскажем о путевых листах грузового автомобиля, об обязательных реквизитах этих документов и порядке их заполнения.

Прежде всего напомним, что согласно нормам ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с указанной даты формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Исключение составляют формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Практика показывает, что организации и предприниматели, несмотря на предоставленную законодателями возможность не применять унифицированные формы первичных документов, продолжают применять именно их, предусматривая это в учетной политике.
Итак, в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист. А п. 2 ст. 6 названного Устава запрещает осуществление перевозок без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Грузовой автомобиль представляет собой автотранспортное средство, предназначенное для перевозки грузов. Грузовые автомобили подразделяются на бортовые автомобили, в том числе с прицепом (бортовой тягач), автомобильные тягачи с полуприцепом (седельный тягач), автомобили-самосвалы и специализированные автомобили. Автомобиль с прицепом или автомобиль-тягач в сцепе с полуприцепом или роспуском называют автопоездом. Именно такое определение грузового автомобиля приведено в Методических рекомендациях по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ).
Основным документом первичного учета при перевозке товарных грузов показателей для учета работы подвижного состава и водителя являются путевые листы грузового автомобиля. Путевые листы являются также основанием для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78) утверждены, в частности:
- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С);
- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-П).
Указанные формы отличаются тем, что форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы грузового автомобиля по сдельным расценкам, в то время как форма N 4-П (повременная) - при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили, что установлено п. 2 названного Приказа. Приказ N 152 не содержит указаний на то, что его положения должны применяться только автотранспортными организациями, следовательно, все организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в различных отраслях экономики и эксплуатирующие транспортные средства, обязаны применять положения Приказа N 152.
Обязательными реквизитами путевого листа грузового автомобиля (формы N 4-С, N 4-П) являются:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Бланки путевых листов, как правило, изготавливаются типографским способом, поэтому уже содержат наименование документа "Путевой лист грузового автомобиля".
Номер путевого листа проставляется при его заполнении диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Нумерация документов производится в соответствии с принятой владельцем грузового автомобиля системой нумерации.
Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц и год), в течение которой путевой лист может быть использован. Ранее возникало немало споров о том, на какой срок может быть оформлен путевой лист. Так, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. N 20-12/54213@ указано, что путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание более одних суток (смены).
С момента введения в действие Приказа N 152, а именно с 21 октября 2008 г., оснований для таких споров нет, поскольку п. 10 Приказа N 152 определено, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист будет оформляться организацией или индивидуальным предпринимателем более чем на один день, то в путевом листе следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа.

Сведения о собственнике (владельце) грузового автомобиля

Для начала определим, кто является владельцем транспортного средства. Согласно Методическим рекомендациям по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ) владельцем транспортного средства является его собственник, а также лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, доверенность на право управления транспортным средством, распоряжение соответствующего органа о передаче этому лицу транспортного средства и тому подобное). Не является владельцем транспортного средства лицо, управляющее транспортным средством в силу исполнения своих служебных или трудовых обязанностей, в том числе на основании трудового или гражданско-правового договора с собственником или иным владельцем транспортного средства.
Сведения о собственнике (владельце) грузового автомобиля должны содержать:
- наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона, в случае если собственником (владельцем) является юридическое лицо;
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона, если собственником (владельцем) является индивидуальный предприниматель.
Указанные сведения вписываются в строку "Организация" заголовочной части путевого листа.
Сведения о транспортном средстве должны содержать данные о типе транспортного средства, в нашем случае это грузовой автомобиль, о его модели, государственном регистрационном знаке. Тип и модель грузового автомобиля следует указать в строке "Марка автомобиля", а государственный регистрационный знак - в строке "Государственный номерной знак" на лицевой стороне путевого листа.
Помимо этого, сведения должны содержать показания одометра (полные километры пробега), а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) при выезде грузового автомобиля из гаража и его возвращении обратно, которые отражаются в таблице "Работа водителя и автомобиля" в графах 1 - 8.
Даты, время, показания одометра в соответствии с п. 13 Приказа N 152 проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.
Пунктом 14 Приказа N 152 установлено, что в случаях совмещения индивидуальным предпринимателем обязанностей водителя дата, время и показания одометра проставляются непосредственно индивидуальным предпринимателем.
Обращаем внимание на то, что графа 7 предусмотрена для отражения показаний спидометра при выезде из гаража и возвращении в гараж, в то время как обязательным реквизитом являются показания одометра. Спидометр - это прибор для измерения движения транспортного средства, и его очень часто совмещают в одном корпусе с одометром - прибором, предназначенным для измерения пройденного расстояния.
В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
Ну и, конечно, обязательным реквизитом путевого листа являются сведения о водителе, которые нужно вписать в строку "Водитель" на лицевой стороне путевого листа. Здесь следует указать фамилию, имя и отчество водителя.
Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, которые также входят в число обязательных реквизитов путевого листа, согласно п. 16 Приказа N 152, проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени, отчества.
Напомним читателям, что в каждой организации независимо от формы ее собственности, эксплуатирующей автотранспорт, в том числе и грузовые автомобили, в обязательном порядке необходимо организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей.
В Письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств" содержится Порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей. Согласно названному Порядку на предрейсовый медицинский осмотр водители должны приходить с путевым листом.
Медицинские осмотры могут проводиться прошедшими специальное обучение медицинскими работниками (врачами, фельдшерами, медицинскими сестрами) как на базе организации, так и в условиях медицинского учреждения перед началом рабочей смены водителей.
Если по результатам осмотра водитель допускается к работе, на путевом листе ставится штамп "Прошел рейсовый медицинский осмотр". В штампе должны быть указаны дата, точное время прохождения медосмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.
Необходимо заметить, что некоторые унифицированные формы путевых листов, в частности путевой лист легкового автомобиля (форма N 3), не содержат специальной строки, в которой можно было бы отразить сведения о проведении предрейсового медосмотра, и места для штампа медицинского работника. В таком случае штамп можно поставить в любом месте путевого листа, удобном для этого.
Но путевые листы грузовых автомобилей унифицированных форм N 4-С и N 4-П содержат строку "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен", а в форме N 4-С, помимо этого, предусмотрено и место для штампа.
Итак, мы рассмотрели обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом N 152. Рассмотрим некоторые моменты, касающиеся порядка заполнения путевого листа.
В соответствии с п. 9 Приказа N 152 путевой лист должен оформляться на каждый грузовой автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем для перевозки грузов. В заголовочной части унифицированных форм путевого листа грузового автомобиля предусмотрено место для штампа организации. Здесь следует проставить печать (штамп) юридического лица, индивидуального предпринимателя, которые владеют грузовыми автомобилями на правах собственности или ином законном основании.
Согласно п. 17 Приказа N 152 собственники (владельцы) грузовых автомобилей обязаны регистрировать путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Для этой цели можно использовать утвержденный Постановлением N 78 журнал учета движения путевых листов (форма N 8).
Если грузовой автомобиль в течение срока действия путевого листа (как вы помните, путевой лист может оформляться на один день или срок, не превышающий одного месяца) будет использоваться посменно несколькими водителями, то п. 11 Приказа N 152 допускает оформление нескольких путевых листов на один грузовой автомобиль отдельно на каждого водителя.
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
В соответствии с п. 8 Приказа N 152 на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов грузовым автотранспортом.
Решение о внесении в форму путевого листа изменений должно быть оформлено организационно-распорядительным документом, а сама измененная форма должна содержаться в приложении к приказу по учетной политике организации.
Имейте в виду, что удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается!
Также следует помнить, что форматы бланков путевых листов являются рекомендуемыми и могут быть изменены в части расширения или сужения строк и граф, добавления дополнительных строк и граф, а также вкладных листов для более удобного размещения информации.
Указания о порядке заполнения путевых листов содержатся также в Постановлении N 78. В отношении заполнения путевых листов грузовых автомобилей даны следующие указания.
Форма N 4-П (повременная), как уже отмечалось в статье, рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Форма содержит два отрывных талона. Лицевая сторона талона заполняется в организации - владельце грузового автомобиля, а оборотная сторона талона заполняется заказчиком. Отрывные талоны служат основанием для предъявления организацией - владельцем грузового автомобиля счета заказчику и предъявляются ему вместе со счетом.
Прежде чем предъявить заказчику счет и отрывной талон, данные из него переносятся в путевой лист, который остается в организации - владельце грузового автомобиля. Выше линии отреза талонов оборотная сторона унифицированной формы N 4-П содержит таблицы, в которых повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, служащие основанием для учета работы автомобиля в течение дня.
Если грузовой автомобиль используется для перевозки товарно-материальных ценностей, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов, один экземпляр каждого из которых прилагается к путевому листу. По итогу товарно-транспортных документов указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу грузового автомобиля.
Лицевая сторона формы N 4-П содержит таблицу, в которой отражается движение горючего (графы 9 - 15), а также время работы спецоборудования, если такое оборудование установлено на грузовом автомобиле, и двигателя (графы 16, 17). В графы 18 - 22 таблицы записывается задание водителю.
На оборотной стороне формы N 4-П расположена таблица, предназначенная для отражения сведений о простое автомобиля на линии с указанием причины простоя, времени простоя и подписи ответственного лица. В таблице, расположенной рядом, отражается нормируемый и фактический расход топлива с указанием его марки. При расчете нормируемого расхода топлива следует руководствоваться Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Аналогичное мнение высказал Минфин России в своем Письме от 3 сентября 2010 г. N 03-03-06/2/57.
Лицевая сторона формы N 4-С также содержит таблицы, в которых отражаются:
- работа водителя и автомобиля (графы 1 - 8);
- движение горючего (графы 9 - 17);
- задание водителю (графы 18 - 25).
На обороте путевого листа в графах 26 - 40 указываются последовательность выполнения задания, причины и длительность простоев на линии (графы 41 - 45), а также результаты работы грузового автомобиля и прицепов (графы 46 - 66).
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю осуществляется, как мы уже сказали, диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца грузового автомобиля и заказчики.
Как форма N 4-П, так и форма N 4-С выдаются водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
Ответственность за правильность заполнения путевого листа грузового автомобиля несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении путевого листа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

 

Ещё на эту тему:

Закон о такси. Разрешение на такси в Свердловской области

Организация перевозок пассажиров и багажа на такси

Порядок заполнения и оформления путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист такси

Путевой лист специального автомобиля

Путевой лист автобуса

Путевой лист грузового автомобиля

ОСАГО и страховая, нарушения при заключении договора