Путевой лист легкового автомобиля

С необходимостью оформления путевых листов сталкиваются не только автотранспортные организации, но и иные организации, использующие автомобили для осуществления деятельности. В статье мы расскажем о путевом листе, которым оформляется работа легкового автомобиля, а также приведем пример его заполнения.

Как вы помните, до недавнего времени, а именно до 1 января 2013 г., согласно требованиям действующего на тот момент законодательства о бухгалтерском учете все проводимые организацией хозяйственные операции должны были оформляться оправдательными документами, причем в качестве таковых принимали первичные документы, составленные по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом.
С 1 января 2013 г. действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).
Новый Закон, как и его предшественник, не отменяет обязанности российских фирм по подтверждению фактов хозяйственной жизни организации первичными учетными документами. Причем Законом N 402-ФЗ предусмотрено, что первичные учетные документы составляются при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания.
В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по усмотрению, но, как показывает практика, субъекты хозяйственной деятельности, на которых возложена обязанность ведения бухгалтерского учета, продолжают применять унифицированные формы "первички", предусмотрев это в приказах по учетной политике.
Унифицированный путевой лист мы и рассмотрим далее.
Формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).
Всего названным Постановлением утверждено 9 форм документов, среди которых и путевой лист легкового автомобиля (форма N 3). Кроме непосредственно форм первичных документов, Постановлением N 78 утверждены также Указания по применению и заполнению форм.
Напомним читателям, что с середины 2008 г. на территории Российской Федерации действует Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав). Устав, в частности, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, который является частью транспортной системы Российской Федерации.
Согласно ст. 2 Устава путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.
Обязанность по утверждению обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов возложена п. 1 ст. 6 Устава на Минтранс России. Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
В соответствии с п. 2 Приказа N 152 утвержденные Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Иными словами, независимо от того, является ли ваша организация автотранспортным предприятием или осуществляет деятельность в других отраслях экономики, если она эксплуатирует легковой автомобиль, то в обязательном порядке следует соблюдать положения, установленные Приказом N 152.
Итак, рассмотрим, какие реквизиты должен содержать путевой лист легкового автомобиля в соответствии с Приказом N 152, а также порядок их заполнения:
1. Наименование и номер путевого листа.
При заполнении путевого листа для легкового автомобиля в наименовании следует указать "Путевой лист легкового автомобиля".
Номер путевого листа указывается в заголовочной части. Как правило, нумерация каждого вида первичных документов, в том числе и путевых листов легковых автомобилей, начинается каждый год заново и ведется в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.
2. Сведения о сроке действия путевого листа.
Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа.
Оформляется путевой лист в соответствии с п. 10 Приказа N 152 на один день или срок, не превышающий одного месяца. Как вы наверняка помните, ранее между сотрудниками налоговых органов и организациями возникало немало споров о периодичности составления путевых листов. Такие споры приходилось решать в судебном порядке. Теперь же причины для возникновения подобных споров отсутствуют, поскольку разрешено оформлять путевой лист на срок, не превышающий одного месяца.
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.
Если собственником (владельцем) легкового автомобиля является юридическое лицо, то в сведениях следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона.
Если же собственником (владельцем) легкового автомобиля является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.
4. Сведения о транспортном средстве.
Здесь следует указать:
- тип транспортного средства, в нашем случае это легковой автомобиль;
- модель автомобиля;
- государственный регистрационный знак;
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж (одометр - прибор для определения пройденного расстояния);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
Даты, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Эти данные должны быть заверены штампами или подписями уполномоченных лиц с указанием инициалов и фамилий.
Если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя, то даты, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки и возврате его на стоянку проставляются непосредственно индивидуальным предпринимателем.
5. Сведения о водителе.
Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Помимо перечисленных реквизитов, на основании п. 8 Приказа N 152 на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа легковым автомобилем.
Если организация приняла решение об использовании унифицированной формы путевого листа, при необходимости она может внести в форму дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, содержащиеся в форме документа изначально, должны оставаться без изменения, удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Решение о внесении изменений в унифицированную форму путевого листа следует оформить приказом или распоряжением руководителя организации и закрепить приказом по учетной политике организации.
Формат бланка путевого листа легкового автомобиля, указанный в альбоме унифицированных форм, является рекомендуемым и может быть изменен. В случае необходимости графы и строки формы могут быть расширены или сужены, могут быть добавлены дополнительные строки и вкладные листы для более удобного размещения информации.
Также Приказом N 152 установлено, что путевой лист оформляется на каждый легковой автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем для перевозок пассажиров и багажа. В заголовочной части путевого листа должна быть проставлена печать (штамп) юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего легковым автомобилем на праве собственности или ином законном основании.
Если в течение срока действия путевого листа легковой автомобиль используется посменно несколькими водителями, то на основании п. 11 Приказа N 152 допускается оформление на один легковой автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя. В этом случае имеет особенность порядок отражения в путевых листах данных одометра, а также даты и времени выезда и возврата на стоянку. Дата, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. Дата, время и показания одометра при заезде автомобиля на постоянную стоянку указываются в путевом листе водителя, который последним заезжает на стоянку.
Собственники (владельцы) легковых автомобилей обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов, что установлено п. 17 Приказа N 152. Поскольку унифицированной формы журнала регистрации путевых листов не утверждено, организация может разработать форму журнала самостоятельно, не забывая о том, что документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Вместе с тем Постановлением N 78 утвержден журнал учета движения путевых листов (форма N 8), предназначенный для контроля движения путевых листов, выданных водителю, и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию. По мнению автора, организация может использовать указанную форму журнала для регистрации путевых листов, закрепив его использование приказом по учетной политике.
Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет.

Обратите внимание! В соответствии с п. 2 ст. 6 Устава запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Как видите, порядок заполнения путевых листов, утвержденный Приказом N 152, значительно подробнее Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением N 78.
Исходя из утвержденной формы путевого листа легкового автомобиля в нем также отражаются следующие данные:
- марка, количество выданного топлива;
- остаток топлива при выезде и по возвращении;
- расход топлива по норме и фактический;
- экономия либо перерасход топлива.
По поводу заполнения названных реквизитов в Письме Росстата N ИУ-09-22/257 "О путевых листах", датированном 3 февраля 2005 г., сказано, что заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
В путевом листе необходимо указать показания спидометра и пробег автомобиля. Но среди обязательных реквизитов путевого листа согласно Приказу N 152 есть такой реквизит, как сведения о транспортном средстве, где следует указать показания одометра. Спидометр представляет собой прибор для измерения скорости движения транспортного средства, и часто его совмещают в одном корпусе со счетчиком пройденного расстояния, то есть с одометром. Видимая часть одометра - это ряд колесиков с цифрами на приборной доске автомобиля, которые и показывают пройденное расстояние.
На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля. В уже упомянутом нами Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано буквально следующее: "Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля". Специалисты Минфина России придерживаются аналогичного мнения. В частности, в Письме от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129 отмечено, что целью составления путевого листа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в данном документе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, по мнению Минфина России, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Как вы знаете, организации помимо бухгалтерского учета обязаны вести и налоговый учет. Первичные документы бухгалтерского учета могут использоваться и для подтверждения данных налогового учета, что установлено ст. 313 гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). Отсутствие документов бухгалтерского учета либо несоблюдение требований по их заполнению могут привести к серьезным последствиям.
В качестве примера можно привести судебное разбирательство о привлечении организации к налоговой ответственности, предусмотренной п. 2 ст. 120 НК РФ. Налоговая инспекция, проводя выездную налоговую проверку налогоплательщика, установила грубое нарушение правил учета доходов и расходов, выразившееся в отсутствии путевых листов, подтверждающих расходы по списанию горюче-смазочных материалов, за один налоговый период и в несоответствии путевых листов требованиям Постановления N 78 за другой налоговый период.
Организация, не согласившись с решением налоговой инспекции, обратилась в суд с требованием о признании недействительным решения налогового органа о привлечении организации к налоговой ответственности. Суд отказал организации в ее требовании. В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 января 2005 г. по делу N А13-5025/04-14 сказано, в частности, в соответствии с Постановлением N 78 в путевом листе легкового автомобиля (форма N 3) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Судом установлено, что в представленных организацией путевых листах отсутствуют номер путевого листа, время выезда из гаража и возвращения в гараж, маршрут следования автомобиля. Следовательно, вывод о том, что представленные путевые листы не подтверждают использование автомобиля в производственных целях, является правильным.

Ещё на эту тему:

Закон о такси. Разрешение на такси в Свердловской области

Организация перевозок пассажиров и багажа на такси

Порядок заполнения и оформления путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист такси

Путевой лист специального автомобиля

Путевой лист автобуса

Путевой лист грузового автомобиля

ОСАГО и страховая, нарушения при заключении договора