close

ПУТЕВОЙ ЛИСТ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ

Практически ни одна компания не обходится без автомобилей: где-то их используют для нужд организации (например, чтобы обеспечить сообщение между офисами или доставку сотрудников в те или иные инстанции), а где-то - в качестве инструмента для получения дохода (например, осуществление пассажирских или грузовых перевозок). Но в любом случае без путевого листа не обходится ни один служебный автомобиль. На основании Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав автомобильного транспорта) именно этот документ служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Сегодня расскажем о нюансах оформления путевого листа.

Зачем нужен путевой лист?

На основании ст. 6 Устава автомобильного транспорта запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152).
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 утверждены формы путевых листов для:
- легкового автомобиля (форма 3);
- специального автомобиля (форма 3 спец.);
- легкового такси (форма 4);
- грузового автомобиля (форма 4-С);
- грузового автомобиля (форма 4-П);
- автобуса (форма 6);
- автобуса необщего пользования (форма 6 спец.).
Этим же Постановлением утверждена форма журнала учета движения путевых листов (форма 8).
Минфин в Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 указал, что путевой лист с заполненными обязательными реквизитами согласно Приказу N 152 является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Здесь сразу сделаем оговорку относительно форм путевых листов. Как известно, с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению <1>. Вместе с тем обязательными остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании. Поэтому, если компания использует автомобили для личных нужд, она может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, установленные Приказом N 152. На это же указывал и Минфин в названном Письме. А вот если организация или предприниматель является автотранспортным предприятием, для него обязательны унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 78, дополненные обязательными реквизитами из Приказа N 152.
--------------------------------
<1> Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Обратим внимание на то, что путевой лист - не просто документ, позволяющий обосновать затраты компании. Он находится у водителя во время поездки. Например, путевой лист у водителя могут запросить сотрудники полиции, ведь согласно п. 2.1.1 Правил дорожного движения <2> он обязан иметь этот документ при себе и по требованию передавать для проверки.
--------------------------------
<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.

Обязательные реквизиты путевого листа

Обязательные реквизиты должны присутствовать в путевых листах, применяемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1. Наименование и номер путевого листа.
2. Сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), на которую он может быть использован, а если документ оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован).
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юридического лица - наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона).

К сведению. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом.

4. Сведения о транспортном средстве. Такие сведения включают в себя:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель, а если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, модель прицепа (полуприцепа);
- государственный регистрационный знак автомобиля, грузового прицепа или полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
5. Сведения о водителе. Здесь обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинских осмотров.

Порядок заполнения путевого листа

По общему правилу путевой лист оформляется на каждое ТС, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщении.
На какой срок можно оформлять путевой лист легкового автомобиля? На основании Постановления N 78 путевой лист (форма 3) выписывается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). А на основании Приказа N 152 путевой лист можно выписать и на более длительный срок - до месяца. Получается, что неспециализированные компании независимо от того, какую форму они применяют (утвержденную или собственную), вправе оформлять ею любой срок в пределах месяца. Это подтверждается Письмом Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77.
Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов отдельно на каждого водителя.
При заполнении путевого листа в его наименовании нужно указать тип транспортного средства, на которое он оформляется (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем ТС системой нумерации. В заголовочной части проставляется печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющего соответствующими транспортными средствами.
Даты, время и показания одометра при выезде ТС с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случая, когда индивидуальный предприниматель совмещает и обязанности водителя.

К сведению. Если индивидуальный предприниматель сам выполняет обязанности водителя, то даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются самим предпринимателем (п. 14 Порядка заполнения).

Если на одно транспортное средство оформляются нескольких путевых листов отдельно на каждого водителя, дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с нее; дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на эту стоянку.

К сведению. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляются медицинских работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием его фамилии, имени и отчества.
Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

 

Споры, возникающие из-за путевых листов

Основная масса споров, связанных с путевыми листами, происходит в части признания расходов на автомобиль при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Как известно, организации признают в налоговом учете расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для автомобилей, используемых для служебных поездок в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли.
В ст. 252 НК РФ содержатся общие критерии, которым должны соответствовать понесенные налогоплательщиками расходы: они должны быть обоснованными, документально подтвержденными и производиться для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Налоговые органы, проводя контрольно-надзорные мероприятия, очень часто устанавливают неправомерное отнесение организацией к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, затрат на приобретение топлива. При этом налоговики ссылаются то на использование неунифицированной формы путевого листа, то на отсутствие тех или иных обязательных реквизитов. Действительно, разрабатывающие форму путевого листа организации стараются минимизировать количество информации в нем и иногда, например, не предусматривают место для вписываемого водителем маршрута движения. Однако, если в путевом листе отсутствует информация о конкретном месте следования, невозможно установить факт использования автомобиля водителем в служебных целях. Следовательно, такие путевые листы не могут являться подтверждением затрат на приобретение ГСМ и основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13).

А.И.Сувернева
Эксперт журнала
"Отдел кадров
коммерческой организации"
Подписано в печать
30.10.2013

Ещё на эту тему:

Закон о такси. Разрешение на такси в Свердловской области

Организация перевозок пассажиров и багажа на такси

Порядок заполнения и оформления путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист такси

Путевой лист специального автомобиля

Путевой лист автобуса

Путевой лист грузового автомобиля

ОСАГО и страховая, нарушения при заключении договора